Професионална гимназия по електротехника

 

Вътрешни правила по Закон за

обществени поръчки

ПРОФЕСИОНАЛНА ГИМНАЗИЯ ПО ЕЛЕКТРОТЕХНИКА - ВАРНА Утвърждавам Живка Москова Директор на ПГ по електротехника ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ ПО ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ ГЛАВА ПЪРВА ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ Раздел І ОБХВАТ Чл. 1. С тези Вътрешни правила се уреждат: • Условията и редът за провеждане на процедурите по възлагане на обществени поръчки в ПГ по електротехника – Варна; • Редът на завеждане, съхранение и ползване на документацията по възлагане на обществените поръчки; • Редът за отчитане на извършената работа от служителите, контролиращи и/или участващи в изпълнението на договорите, чрез оказване на съдействие на изпълнителите или приемащи резултатите от изпълнение на договорите. Чл. 2. Вътрешните правила се прилагат при извършване на строителство, доставки, осъществяване на услуги или провеждане на конкурс за проект. Чл. 3. Вътрешните правила включват: • Отговорностите на длъжностните лица в процеса на стартиране и провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки; • Доказване на необходимостта от строителство, доставка, осъществяване на услуга или провеждане на конкурс за проект; • Ред за стартиране и провеждане на процедури. Чл. 4. Вътрешните правила се прилагат от всички длъжностни лица, които имат задължения по изпълнението на дейностите, включени в нея. Чл. 5. При разработването на Вътрешните правила са отчетени изискванията на: • Закон за обществените поръчки /ЗОП/; • Правилник за прилагане на закона за обществени поръчки / ППЗОП/ • Търговски закон /ТЗ/; • Закон за задълженията и договорите /ЗЗД/ Раздел ІІ ОРГАНИ, ОТГОВАРЯЩИ ЗА ПРОВЕЖДАНЕТО НА ПРОЦЕДУРИТЕ ПО ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ Чл. 6. Директор – Възложител на обществената поръчка: 1. Отговаря за цялостна защита на интересите на ПГ по електротехника - Варна и упражнява правата на Възложител при провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки по Закона за обществените поръчки; 2.Приема и разпределя постъпващите доклади за стартиране на процедури за възлагане на обществени поръчки като определя отговорник по процедурата /който може да бъде и външно лице/. 3. Подписва заповед за откриване на процедурата и утвърждава изготвената документация и обявлението за обществената поръчка след тяхното съгласуване по реда, определен в настоящите вътрешни правила; 4. Подписва заповедта за назначаване на комисия за отваряне, оценка и класиране на постъпилите предложения; 5. Подписва заповедта за удължаване на срока за подаване на предложения / при необходимост/; 6. Утвърждава протокола от работата на комисията, назначена за отваряне и оценка на постъпилите предложения в срок пет работни дни след приключване работата на комисията и издава мотивирано решение, с което обявява класирането на участниците и участника, определен за изпълнител или прекратяване на процедурата, при наличие на основания за това. Решението се изпраща до всички участници в тридневен срок от издаването му; 7. Подписва договорите за възлагане на обществена поръчка; 8. При необходимост може да назначи експертно лице да подготви процедурата за възлагане на обществена поръчка; Чл. 7. Помощник-директор по УПД на училището: 1. Следи сроковете за стартиране на процедура за провеждане на ОП; 2. Следи за изпълнението на заповедта за откриване на процедурата и изготвената документация; 3. Следи за изпълнението на заповедта за назначаване на комисия за разглеждане и оценка на постъпилите предложения; 4. Следи изпълнението на заповедта за удължаване на срока за подаване на предложения; 5. Следи изпълнението на заповедта за класиране и определяне на изпълнител/и на обществената поръчка, респективно - заповедта за прекратяване на процедурата. 6. Съгласува договорите за възлагане на обществена поръчка. Чл. 8. Главен счетоводител: 1. Съгласува всички договори за възлагане на обществена поръчка относно разходната им част. 2. При извършване на разплащане по договорите се произнася по съответствието на разхода с поетото задължение. 3. Контролира финансовото изпълнението на договорите. 4. Предоставя на финансовия контрольор документацията за откриване на процедурата по ЗОП. Чл.9. Финансовият контрольор: 1. Проверява законосъобразността на решенията за поемане на задължения и извършване на разход; 2. Попълва и подписва контролните листове за предварителен контрол; 3. При извършване на разплащане по договорите се произнася по съответствието на разхода с поетото задължение; 4. Одобрява докладите за стартиране на процедура за провеждане на ОП (произнася се относно бюджетното осигуряване на разхода по поеманото задължение); Чл. 10. Заявител на обществена поръчка: 1. Заявители на обществени поръчки могат да бъдат: - Помощник-директор или друг член на персонала - заявяват обществени поръчки за материално-техническо снабдяване, хардуер и софтуер, резервни части, инвентар, организационна техника и консумативи в т.ч. и за извънгаранционно обслужване, както и извършване на различни услуги. - Заявителят изготвя доклад до директора за стартиране на обществена поръчка и след получено одобрение може да стартира процедурата. 2. Заявителят оказва съдействие на отговорника за процедурата през целия процес на стартиране и провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки. Чл. 11. Завеждащ административна служба: 1. Отговаря за изготвянето и комплектоването документацията по процедурата по ЗОП. 2. След съгласуване и утвърждаване на изготвената документация, организира изпращането на обявлението за публикуване в Регистъра за обществени поръчки в седемдневен срок от съответното решение, респективно поканата до кандидата/те при процедурите на договаряне или при състезателен диалог; 3. Подготвя и осигурява изпращането на уведомителни писма до определените в ЗОП държавни органи с информация за стартирането на процедурата за възлагане на обществена поръчка. Когато се изпращат документите до съответните държавни органи, се посочва и номера на партидата на ПГ по електротехника в регистъра на обществените поръчки, в случай че няма открит такъв номер в титулната страница на известието се отбелязва датата и номера на решението за стартиране на процедурата; 4. Регистрира постъпващите документи в дневник "Входяща поща" 5. Обезпечава извеждането с номер документите във връзка с процеса по стартиране и провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки - протоколи, заповеди, писма и документации, съгласно реда установен с настоящите вътрешни правила; 6. Осигурява изпращането на водената кореспонденция във връзка с провеждането на процедури за възлагане на обществени поръчки; 7. Обезпечава процеса на закупуване на документация от кандидатите; 8. Обезпечава окомплектоването и изпращането на отговори по постъпили запитвания от кандидати, закупили документация за участие в процедурата за възлагане на обществена поръчка, в съответствие с разпоредбите на настоящите вътрешни правила; 9. Подготвя заповед за назначаване на комисия за отваряне на постъпилите предложения за оценка и класирането им. Осигурява място за провеждане на първото заседание на комисията за провеждане на процедурата; 10. Уведомява състава на комисията за отваряне и оценка на предложенията за датата, мястото и часа на провеждане на първото й заседание; 11. Подготвя бланки-декларации по чл.35, ал.3 от ЗОП. 12. Подготвя бланка "Списък на присъстващите кандидати”. 13. Предава на председателя на комисията пълното досие на процедурата, както и постъпилите предложения; 14. Изготвя проекто-договора. Чл. 12. Отговорности на комисията за оценка и класиране на предложенията: 1. Води протокола от заседанията на комисията; 2. Подготвя бланки за оценки, съгласно утвърдената документация и методиката за оценка на постъпилите предложения ; 3. Със съдействието на юрисконсулт подготвя протокола от работата на комисията с предложение за класиране, респективно удължаване на срока за подаване на предложения или прекратяване на процедурата; 4. Разглежда постъпилите технически предложения, допуснати до оценка и извършва техническа оценка, съгласно методиката за оценка на постъпилите предложения от утвърдената документация, с изключение на случаите на процедурите на договаряне, в които случаи участват в преговорите с поканените кандидати; 5. При процедури на договаряне разглежда техническото/те предложение/я на кандидата/те и договаря техническите параметри за изпълнението на обществената поръчка и сроковете за изпълнение с оглед запазване интересите на дружеството; 6. Подписва листа за оценка. 7. Изготвя заповедта за класиране и определяне на изпълнителя/те на обществената поръчка, съгласно утвърдения протокол; 8. Изготвя уведомителни писма до кандидатите с информация за класирането в проведената процедура, респективно удължаване на срока за подаване на предложения или прекратяване на процедурата; 9. Осигурява достъп до протокола при поискване от страна на кандидат, съгласно изискванията на чл.73, ал.4 от ЗОП; 10. Уведомява главния счетоводител за освобождаване на депозитите или гаранциите на кандидатите, съгласно разпоредбите на ЗОП и следи за освобождаването им в срок. 11. Осигурява информация на юрисконсулта във връзка с изготвянето на договор с определения/те за изпълнител/и кандидат/и - утвърден протокол, заповед за определяне на изпълнителя/те и предложение/я на определения/те за изпълнител/и кандидат/и; архивира досието на процедурата, съгласно изискванията на чл.66, ал.3 от ЗОП. Чл. 13. Председателят на комисията по отваряне, оценка и класиране на постъпилите предложения: 1. Води заседанията и ръководи работата на комисията; 2. Отговаря за законосъобразното и в съответствие с утвърдената документация провеждане на процедурата; 3. Отговаря за срочното извършване на оценката на постъпилите предложения, съгласно заповедта за назначаване на комисията; 4. Назначава се от директора за всяка една обществена поръчка. 5. Подписва листа за оценка. Чл. 14. В докладната на заявителя трябва да е упомената задължително точната или приблизителната стойност на разхода. Чл. 15. Отговорникът по изпращане на информацията, предвидена за вписване в Регистъра на обществените поръчки изпраща информацията предвидена за вписване в регистъра на обществените поръчки, съобразно чл. 20а, чл.20б, чл.25 от ЗОП и чл. 5 и 6 от ППЗОП. Чл. 16. Отговорник по съхраняването на досиетата – ЗАС: 1. След приключване на процедурата приема и проверява окомплектоваността на цялото досие и го архивира; 2. При необходимост от ползване на архива следи за движението на досието. 3. Съхранява досието в определения в ЗОП срок. ГЛАВА ВТОРА РЕД ЗА СТАРТИРАНЕ И ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ Раздел І ПРИЛОЖНО ПОЛЕ Чл. 17. Процедурите по закона се прилагат както следва: Чл. 18. Стартирането на процедура за възлагане на обществена поръчка става въз основа на писмен доклад от заявителя до директора, съдържащ: - обосноваване необходимостта от стартиране на процедурата; - средствата предвидени за нейното финансиране в бюджета; - ориентировъчна стойност на обществената поръчка; - срок за изпълнение на предмета на обществената поръчка; - предложение за вида на процедурата; - правно основание за стартирането й; - като приложение към доклада задължително трябва да има подробна техническа спецификация, технически изисквания, техническо задание и т.н. в зависимост от предмета на обществената поръчка, които да бъдат съгласувани и утвърдени, по установения ред. Чл. 19. Докладът се съгласува с главния счетоводител, който се произнася по законосъобразността и наличието на бюджетен кредит на поеманото задължение и одобрява от директора. Раздел ІІ. ИЗГОТВЯНЕ, СЪГЛАСУВАНЕ И УТВЪРЖДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА Чл. 20. Документацията се изготвя от отговорника по провеждане на процедурата /може да бъде и нает експерт/. Чл. 21. Изготвената и комплектована, съгласно изискванията на ЗОП и ППЗОП документация се подписва от отговорник по изготвяне на документация, след което се съгласува по следния ред: 1. Главен счетоводител; 2. Финансов контрольор Чл. 22. След съгласуване документацията се представя на директора за утвърждаване. Раздел ІІІ. КОНТРОЛ ПО ИЗПЪЛНЕНИЕ Чл. 23. (1) В зависимост от вида на процедурата се изпращат писма до Агенцията по обществените поръчки, конкретни кандидати (в случаите на ограничена процедура и процедурите на договаряне), придружени от съответните приложения; същите се публикуват на Портала за обществени поръчки и в Профила на купувача на интернет страницата на училището. (2). Писмата са неразделна част от изготвената и утвърдена документация и се комплектоват и изпращат от ЗАС. Чл. 24. (1). Документацията се получава от кандидатите в процедурата по начина и в срока определени в Обявлението / поканата /. (2). Въпросите от кандидатите, закупили документация по дадена процедура, се изпращат на отговорник по изготвяне на документацията. Той е длъжен да организира съответните длъжностни лица, които в срок до 2 дни да изготвят и предоставят отговори на поставените въпроси като изготвят писмата до кандидатите. Организиране изпращането на писмата се прави от отговорника. (3) Отговорите на поставените въпроси се изпращат до всички кандидати, които са закупили документация за участие и са посочили адрес за кореспонденция, без да се отбелязва в отговора, кой е кандидатът отправил питането. Отговорите се прилагат и към документацията, която се закупува от други кандидати. Чл. 25. (1) Оформените в съответствие с изискванията на документацията предложения се предават в определения срок в администрацията на училището, съгласно условията на документацията. (2) ПГ по електротехника не носи отговорност за оферти получени по пощата след посочения по- горе срок. Доказателство за това е датата на пощенското клеймо. Такива оферти няма да бъдат отваряни и допускани до участие в процедурата. Чл. 26. Със заповед на директора се създава входящ регистър на обществените поръчки, провеждани от училището. Всички документи, свързани с провеждането на всяка една обществена поръчка се вписват в регистъра на обществените поръчки, по реда и начина указан в ЗОП и ППЗОП. Чл. 27. При приемането на офертите или заявленията за участие в деловодството върху плика с офертата се отбелязва поредния номер, датата и часа на получаването й. За регистрирането им се използва самостоятелен регистрационен индекс. За всяка получена оферта на приносителя се издава документ, удостоверяващ подаването на офертата. Чл. 28. (1). Отговорникът по изготвяне на документацията изготвя проекто-заповед за назначаване на комисия, която след съгласуване по установения ред и подписване от директора се извежда с номер от деловодството в деня на отваряне на постъпилите предложения. (2) Комисията се назначава след изтичане на срока за приемане на оферти и се обявява в деня, определен за отваряне на офертите. Чл. 29. (1) Отговорникът по регистриране на постъпилите в деловодството предложения ги предава на председателя на комисията преди започване на работата, заедно с цялостната документация по процедурата. (2) Комисията се събира на датата, мястото и в часа указан в заповедта. Работата на комисията се ръководи от нейния председател. (3) Преди да започне своята работа комисията подписва декларации по смисъла на чл.35, ал. 3 от ЗОП. (4) Комисията изготвя протокол, който съдържа нормативно регламентираните реквизити. Към протокола се прилагат подписаните декларации по чл. 35 от ЗОП, проект за решение за избор на изпълнител (за определяне на кандидатите, които ще бъдат поканени да представят оферти в ограничена процедура) или за прекратяване на процедурата. Чл. 30. (1) На първото си заседание комисията отваря предложенията и преглежда комплектността на представените документи. При отварянето могат да присъстват кандидатите или надлежно упълномощени техни представители. Попълва се списък на присъстващите. (2) Ако някой от участниците не изпрати свои представители, това по никакъв начин не се отразява на оценката на неговото предложение. (3) Комисията има право да изиска от кандидатите, в определен от нея срок, да представят допълнителни доказателства за обстоятелствата, изложени в предложението. Чл. 31. (1) Комисията извършва оценка на постъпилите предложения, съгласно изготвената "Методика за оценка на предложенията", неразделна част от утвърдената документация. (2) Комисията класира участниците в процедурата, въз основа на изготвен съгласно критериите за оценка - лист за оценка, подготвя протокол, който представя на директора за утвърждаване. (3) Въз основа на утвърдения протокол директорът със заповед обявява класирането по процедурата и определя изпълнителя на обществената поръчка. Чл. 32. Въз основа на заповедта по чл. 34, ал. 3 отговорникът по провеждане на процедурата изготвя уведомителни писма до всички кандидати с информация за класирането по процедурата и след съгласуване и подписване ги изпраща с писмо с обратна разписка, респективно връчва ги на ръка срещу подпис. Чл. 33. След изтичане на определения срок за обжалване на решението на директора по чл.120 от ЗОП, отговорникът по провеждане на процедурата, в случай че няма жалби изготвя договор. Чл. 34. Договорът се подписва от директора и главния счетоводител. Чл. 35. (1) Банковите гаранции за изпълнение се освобождават при предвидените в ЗОП условия, чрез връщане на оригинала на банковата гаранция, което обстоятелство писмено се удостоверява от получаващия върху ксерокопието на банковата гаранция, чрез посочване на датата на получаване, трите имена и длъжността си или № и дата на пълномощното за извършване на съответното действие, което се съхранява в досието на обществената поръчка. (2) Паричните суми се възстановяват от счетоводствто, след като бъде предаден списък на участниците в процедурата с приложени копия на платежните документи за внесена гаранция . ГЛАВА ТРЕТА ДОСИЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА НА ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА РАЗДЕЛ І. ИЗГОТВЯНЕ НА ДОСИЕ НА ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА Чл. 36. За всяка обществена поръчка ЗАС изготвя досие, което включва: 1. Справка за потребностите през предстоящата финансова година, от която изхожда предложението за конкретната обществена поръчка; 2. План за обществените поръчки, в които е включена съответната обществена поръчка; 3. Решение за откриване на съответната процедура за възлагане на обществена поръчка и документацията за нея; 4. Заповед за назначаване на комисия; 5. Писма до ДВ, АОП, редакции на местни или национални ежедневници, заедно със страниците от съответния регистър или бюлетин. 6. Решение за определяне на кандидатите, които да бъдат поканени за участие в ограничената процедура. 7. Протокол от дейността на комисията. 8. Уведомителни писма за отваряне на ценовите оферти. 9. Декларации по чл.35 от ЗОП 10. Покана за участие в ограничена процедура за възлагане на обществена поръчка. 11. Решение за определяне на изпълнител или за прекратяване на процедурата. 12. Уведомителни писма до кандидатите в процедурата, с които им се изпраща решението за класиране и определяне на изпълнител или за прекратяване. 13. Копие от договора за възлагане на обществената поръчка заедно с всички приложения към него. 14. Подадени искови молби, ако има такива. 15. Информация до Агенцията по обществени поръчки по повод прекратяване на процедурата. 16. Информация до Агенцията по обществени поръчки относно сключения договор. 17. Други относими документи. РАЗДЕЛ ІІ. СЪХРАНЯВАНЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА ПО ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА Чл. 37. До изтичане на срока за подаване на предложенията цялата документация по подготовката на процедурата се съхранява при отговорника по изготвянето на документацията. Чл. 38. По време на работата на комисията цялата документация заедно с постъпилите предложения се съхранява от председателя на комисията. Чл. 39. Окомплектованите по реда на чл.38 досиета на обществените поръчки се съхраняват от ЗАС. След изпълнение на договора досиетата се архивират за срок от три години, като в описа се посочва датата на изпълнение на договора. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ 1. Указанията и текущият контрол по приложението и изпълнението на настоящите Вътрешни правила се възлагат на помощник-директора АСД и на главния счетоводител. 2. Тези Вътрешни правила са утвърдени със Заповед № 84/10.01.2013 г. на директора на ПГ по електротехника и са публикувани на интернет страницата на училището. 3. Вътрешните правила влизат в сила от датата на утвърждаването им.